Как правильно сшить документ

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи. Оформление обложки документа.

В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации , целесообразно использовать термобиндер.

Как внести в трудовую книжку изменение записи о фамилии? Вопрос Как правильно сшить документы личные дела и т.

Как правильно сшивать документы

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты: Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января г.

Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы. Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Требования для государственных учреждений Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам: Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Как правильно прошивать документы Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа как у обычной книги примерно в см. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата. На 3 дырки Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.

Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой: Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: На 4 дырки Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге. Видео — как сшить дело на 4 дырки: На уголок Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т.

Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить. Видео — образец сшивки документов через уголок: Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы: Цифра не должна заходить на содержимое листа; если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы используется сквозная нумерация ; если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма; если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно; при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу.

Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке; если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов например, чеков , то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке. Как заверить прошитый документ После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить.

Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными. На бумаге необходимо указать количество листов как цифрами, так и прописью.

Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге. Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их например, руководителя. Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Исправления При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них: Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг; допущена ошибка в нумерации.

Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя.

Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты. Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки. Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета: Советуем ознакомиться.

Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

Как правильно сшивать документы Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать Приход на работу в состоянии опьянения — вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании? Удержания по исполнительным листам При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный:

Как прошить документы в 3 дырки схема

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты: Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января г.

Как прошить документы

Иванов Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны см. Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей жидкое стекло. Затем ставится печать и ставится подпись руководителем организации или уполномоченным лицом , при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток. Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут. Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать. Максимальная строгость при сшивании документов, как правило, уделяется самым важным бухгалтерским документам. Ведь, бывают и спорные ситуации. Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы, а нужно ли это делать вообще.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 3 способа прошить документ

Как правильно сшивать документы?

ГОСТ Р Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Подготовить первичку онлайн.

Персональная ответственность за сохранность документов организации лежит на ее руководителе. Полномочия по их учету и хранению он может передать специальному подразделению или возложить приказом на ответственное лицо, в том числе, на делопроизводителя или секретаря.

Как прошивать документы в 3 дырки

Интересные публикации: Подготовка Для большинства случаев достаточно трёх отверстий. Как прошить документы в 3 дырки, знают не все, но ничего сложного тут нет. Располагать отверстия необходимо симметрично и на одной вертикальной линии. Когда вы сшиваете сразу несколько документов, то можно сразу все их прошивать ниткой или же проделать отверстия дыроколом. Некоторые полагают, что сшивать через три дырки не так надёжно, поэтому можно для документов сделать и пять дырок — тем более что никаких документов, которые бы чётко это регламентировали, на данный момент нет. После этого листы нужно будет пронумеровать.

Как правильно сшить документы для архива

Шаг 7. Опечатывание и заверение Какие документы сшивают в делопроизводстве? Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми. Первичная документация в бухгалтерии: Узнайте по ссылке. Зачем сшивать документы?

Петров Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными — это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица. Обратите внимание:

Содержащие требования относительно сшивки документов, разработанные различными отраслевыми ведомствами Как правильно сшивать документы ниткой Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется. Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается. При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4.

Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы. Если документы сшиты неправильно Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать. И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов. Какие документы нужно сшивать и зачем?

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 9
  1. Мальвина

    В этих городах люди должны выходить на улицы и требовать защить этих людей и наказать виновных как можно строже. Когда за такое будут давать 20 лет у них уже руки не поднимуться

  2. Нифонт

    Постанову №2137-XII від 19.02.1992р. прийняти законно було не можливо, оскільки станом на 19.02.1992р. ВРУ не мала повноважень змінювати державні символи України з огляду на те, що чинною редакцією Конституції УРСР 1978р. вони були визначені статтею 166 аж до дати 17.04.1992 року .

  3. Александра

    Очень полезное сообщение сотрудник Это что деньги? терпило Нет это фантик!

  4. Вацлав

    Ведь люди ярые бунтуют,

  5. Рогнеда

    А что делать с требованием об оплате эвакуатора?

  6. Руфина

    Пора стволы повернуть в обратном напровлении и валить этих мразей эй народ если вы еще народ проснитесь.

  7. Евгеиня

    Отказ от медицинского освидельствования

  8. pronocmu

    Скажите как обойти этот закон и ездить на бляхе после его подписания.

  9. pratatetut

    А если я должник прописан в квартире а у матушки есть еще и дом но там меня нет, на квартиру могут ноздри намочить ?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных